Respuesta: Depende, aquélla iniciativa que se inscribió a través de su representante legal como organización constituida y con personería jurídica, es decir, capaz de ser sujeto de derechos; un presupuesto como se ha exigido y aprobado, y para cada implemento que vayan a manejar. Se exigirá informes administrativos, financieros y de ejecución mensuales en los que se soporte todo el proceso de contratación de servicios y productos y desarrollo de las actividades, vigilando la autonomía.
Por otra parte, cuando se han inscrito como personas naturales y sin excepción, será la Unión Temporal quien administre los recursos, (la UT podrá dependiendo de las demandas de todas las iniciativas, hacer compras al por mayor para optimizar el uso de los recursos), eso significa que mientras los materiales cumplan con los requisitos técnicos y especificaciones que ustedes han exigido al momento de presentar el presupuesto, no habrá motivos de modificación, cambio, devolución sin razones, etc; en cuanto a los productos y servicios, se escogerán dentro de las cotizaciones que presenten, es decir, dentro de las 3 exigidas. Recuerden que las facturas y cotizaciones deben ir a nombre de la UT.
En resumen, como organización se necesita:
- Fotocopia de la Cédula del Representante Legal.
- Certificado de antecedentes judiciales del Representante Legal.
- Original del Certificado de existencia y representación legal no superior a los 30 días.
- Copia del RUT.
- Certificado bancario de la cuenta en la que se van a administrar los recursos.
Como personas naturales necesitan:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía o tarjeta de identidad según corresponda.
- Copia de la Acción Positiva Aprobada.
- Copia del Presupuesto Aprobado.
Causales de devolución de los recursos:
Se podrá ordenar la devolución parcial o total de los recursos o suspender, reducir o retener la entrega de recursos, sobre la ocurrencia de alguna de las siguientes causales:
- Si se comprueba el incumplimiento del plan de actividades de la Iniciativa.
- Si se confirma que los recursos entregados por la Unión Temporal en el marco del convenio han sido o se están utilizando de manera diferente, parcial o totalmente, a los fines establecidos.
- Si se comprueba el suministro de información contable y financiera inexacta, durante cualquiera de las etapas del proceso y que ésta haya incidido directamente en la asignación de los recursos.
2. ¿Como persona natural puedo exigir desembolsos en dinero y no en materiales?
Respuesta: Sí, hay asuntos de caja menor y deben ser predefinidos, si bien el manejo de recurso administrativo, llámese gastos y costos operativos deberá ser verificado a través de facilitador para su posterior desembolso, evento por el que se ha pedido la relación de estos gastos en anteriores reuniones, se podrá solicitar desembolso para imprevistos mediante carta justificando su eventual uso antes y después.
Para aquellos rubros en los que se hace necesario tener en cuenta las tres cotizaciones se establecerá si las ya presentadas por el responsable de la Iniciativa en su proceso de formulación sirven o si es necesario ajustarlas.
Estas cotizaciones deben ser de entidades legalmente constituidas que cuenten con NIT y RUT, en el caso que la cotización de un servicio sea presentada por una persona natural, ésta deberá adjuntar hoja de vida, copia de la Cédula y RUT. (Las cotizaciones deben ser comparables es decir, deben referirse a un mismo producto o servicio con las mismas calidades y condiciones, así mismo debe discriminar el IVA, la forma de pago y la vigencia de la oferta).
Los informes de las organizaciones con personería jurídica deberán incluir: Factura en original y copia, soportes respectivos de conformidad con las normas contables vigentes de cada pago realizado con cargo a la Iniciativa y copia de los productos originados por dicho pago. Adicionalmente deberá hacer entrega de un informe de ejecución de actividades con los debidos soportes.
Todas las Iniciativas, ya sea a través de un convenio suscrito con un joven (persona natural) o con una Organización (persona jurídica), debe presentar a la Unión Temporal informe mensual de actividades donde se dé cuenta de las acciones adelantadas en torno al proyecto. Al finalizar la ejecución del proyecto, el joven o la Organización debe presentar un informe final.
¿Qué se puede y qué no se puede comprar?
Respuesta:
- No son financiables aquellos gastos fijos como arriendos o servicios. (Un arriendo no es financiable, sin embargo, el alquiler de un salón para una capacitación es un gasto que puede financiarse).
- Cámaras, equipos de cómputo y electrodomésticos no se financian.
- Adquisición de vehículos, motocicletas o bicicletas.
- Adquisición de terrenos, oficinas, locales o elementos suntuarios (lujosos).
- Compra de bienes inmuebles.
- Pago de impuestos o deudas.
Nota: en casos especiales para la compra de cámaras, equipos de cómputo u otro tipo de equipos, se analizará la pertinencia dentro del proyecto, y de ser estrictamente necesario, se podrán comprar estos equipos pero se entregarán en forma de comodato, se hará un acta del mismo con una vigencia de un año y posteriormente un acta de donación a los jóvenes, organizaciones o grupos juveniles.
